Als ondernemer wil je zorgen dat het reserveren van ruimtes zo gemakkelijk als mogelijk is. Daarmee kan je tijd en kosten besparen en voorkom je frustraties. Het is daarom slim om met roombooking te werken. Daar heb je dan wel een goed systeem voor nodig. Om inzicht te krijgen in deze systemen zullen we op deze plek het nodige hierover bespreken. Zo krijg je er een goed beeld van.
Wat is roombooking?
Het eerste wat je wilt weten is natuurlijk wat roombooking is. Dit is eigenlijk gewoon het reserveren en beheren van ruimtes. Er zijn veel verschillende systemen voor, zoals dat van Reflex Online. Je zorgt daarmee dat kantoren, vergaderruimtes of andere gedeelde plekken gemakkelijk te boeken zijn. Zo is iedereen op de hoogte wanneer welke ruimte beschikbaar is. Daarmee kan je ook zorgen dat de ruimte die je hebt veel beter en efficiënter benut wordt. Het systeem helpt je om structuur in het gebruik van ruimtes aan te brengen. Bovendien neem je veel zorgen weg bij medewerkers.
De voordelen van roombooking
De voordelen zijn eindeloos. Zo kan je het reserveren en beheren van zalen versimpelen. Je kan werken op een computer of een app. Daarnaast kan je het koppelen aan andere systemen zoals Outlook of Google Calendar. Het geeft realtime inzicht aan alle gebruikers. Mogelijk breid je het systeem uit met extra boekingsopties zoals benodigdheden als een presentatiescherm of juist een lunch. De systemen zijn simpel te besturen.
Benutten voor vergadering
Roomboeking is vooral aantrekkelijk om te gebruiken voor vergaderruimtes. Dit kan veel regelen en telefoneren of mailen uit handen nemen. Een organisatie die meerdere ruimtes heeft, of die in een verzamelpand zit, kan zo meer gestroomlijnd worden. Het reserveren van zo’n ruimte kan dan gemakkelijk online via bijvoorbeeld de app of via systemen als Outlook of Calendar. Daardoor is ook altijd zekerheid te bieden.
De modules van het systeem
Een goed roombookingsysteem bestaat vaak uit meerdere modules. De eerste module is het online reserveren van de ruimte. De tweede is een display dat op de buitenzijde van de ruimte komt te zitten. Ook is er een welkomstscherm waarop een overzicht van de ruimtes en de geplande meetings te geven is. Dit is ook handig voor bezoekers die aanschuiven. Er is ook een module voor rapportage. Dit geeft veel inzicht. Tot slot kan er een module zijn voor extra’s zoals bijvoorbeeld catering bestellen.